Свадебное агентство BM Weddings & Events
Россия, г. Москва Комсомольский пр-т, 42C2, этаж 3, офис 13 +7(495)220-88-66 119048 svadba@bmwedding.ru

Организация конференции

Организация конференции

Организация конференций в формате Edutainment

Помните, какая шумиха поднимается вокруг бизнес-конференций известных брендов? А сколько новостей и обсуждений обычно бывает в преддверии проведения ультра-современных конференций автомобильных брендов-гигантов? Мечтали ли вы когда-нибудь попасть на образовательный семинар или тренинг интернет-монстров?

Организация конференций сегодня – это отдельный мир в сфере ивента. Мало провести образовательное мероприятие, теперь надо еще упаковать интеллектуальную ценность в увлекательный и интересный формат. А это уже задача не для каждого event-агентства в Москве. Как сделать вашу конференцию желанным, полезным и запоминающимся событием для сотрудников, партнеров и гостей? Edutainment, или образование с развлекательными элементами, – вот ответ на насущный вопрос каждой компании, которая планирует эффектно и эффективно провести обучающий ивент, тренинг или бизнес семинар.

Организация конференций

Как организовать конференцию в стиле WOW-ивент?

Корпоративные конференции, совмещенные с элементом обучения, – это тренд, который приходит на смену привычным форматам корпоративных мероприятий в Москве и во всем мире. Все посетители конференции снова переходят к потреблению новых уникальных знаний, а не только фуршетных закусок.

Однако, чтобы корпоративная конференция не стала заурядной лекцией с кофе-брейками, необходимо организовать полноценную и интересную развлекательную программу. Здесь вступают в игру образовательно-развлекательные форматы активностей.

Барабанное шоу. Клуб предпринимателей

Собирай, анализируй, действуй

  1. Собирайте данные
    Разработайте приложение или сайт вашей конференции/семинара/тренинга. Проведите голосование, спросите у своих сотрудников/клиентов/потенциальных покупателей, что им интересно, какие темы их волнуют и кого они хотели бы услышать. Что из еды они предпочли бы и на какой площадке хотели бы оказаться.
  2. Вовлекайте в процесс
    Люди, участвующие в подготовке ивента своим голосованием и мнением, не смогут остаться равнодушными и с большей вероятностью придут на организуемую вами конференцию. Также они с удовольствием порекомендуют данное событие своим коллегам и знакомым.
  1. Ведите статистику
    Сохраняйте не только данные голосований о готовящихся мероприятиях, но и полученные результаты опросов об уже проведенных вами конференциях. Таким образом, вы не только организуете конференцию, которая полностью отвечает потребностям публики на данный момент, но и создадите базу с пониманием того, как сделать следующий ивент лучше.
  1. Внедряйте нетворкинг-программы и интерактивные опросы с помощью QR кодов
    Благодаря интересно оформленной системе электронной регистрации с квестом, или удобной регистрацией на классы, вы можете вовлечь посетителей и сотрудников в максимальное количество активностей и получить их данные и обратную связь.

 

BMWedding

Площадки для проведения конференции

Если театр начинается с вешалки, то организация конференции – с поиска подходящей площадки. Здесь важно подумать о следующих моментах – зонирование пространства для размещения гостей (зона кейтеринга, лекционное пространство, экспозиция), расположение штаба организаторов, наличие парковки, имеющееся техническое оснащение, достаточное количество электроэнергии, удобство проведения монтажа и много других мелких деталей, о которых вам обязательно расскажет профессиональный и опытный организатор конференций.

Например, в необорудованные лофты ивент-агентство обязательно доставит необходимую мебель, продумает освещение, выстроит зону отдыха, гардероб, фуршетную зону, смонтирует экраны и проекторы, обеспечит логистику и все необходимое для встречи гостей.

Для проведения конференций в Москве идеально подойдут:

Если вам необходимо разместить гостей более, чем на 1 день конференции, выбирайте для проведения гостиничные комплексы и отели. Обратите внимание, что практически у любой гостиницы есть специальные пакеты на проведение конференции, которые включают несколько кофе-брейков, обед, минеральную воду, базовый комплект оборудования, а также комплект письменных принадлежностей для каждого участника. Ваше event-агентство может договориться о специальных условиях размещения иногородних и иностранных гостей конференции.

Иностранные спикеры и гости

Вы решили организовать конференцию и пригласить иностранных спикеров? Есть две новости: зарубежные эксперты точно подогреют интерес к вашему мероприятия, но и технически ваш ивент потребует гораздо больше внимания и планирования. Очень важно, чтобы информация, транслируемая спикерами со сцены, была понятна всем слушателям, поэтому необходимо позаботиться о переводчике заранее.

Сейчас существует масса вариантов синхронного перевода для организации конференций с участием иностранных спикеров. Вот несколько полезных советов:

Если среди гостей конференции присутствуют иностранцы, позаботьтесь о том, чтобы координаторы мероприятия говорили на языке участников и могли ответить на возникающие у них вопросы.

 

Если вы организуете конференцию с привлечением спикеров из другой страны и не уверены в свободном владении их языком, доверьте проведение переговоров и обсуждение всех организационных деталей с иностранными спикерами вашему event-агентству. Например, менеджеры BM Weddings & Events говорят на 3 языках: английский, французский и немецкий!

организация тренингов

Техническое оснащение для организации конференций

Даже если для проведения конференции вы выбрали площадку, в аренду которой включен базовый комплект света и звука, мы все равно советуем внимательно изучить техническую спецификацию и проверить, все ли соответствует сложности и масштабу вашего мероприятия. Не всегда подобный «бонусный» свет и звук от площадок качественно звучит и светит. А имеющийся в наличии проектор может оказаться слишком слабым и давать неконтрастное и не сочное изображение.

Если конференция проводится для большого количества людей, то кроме основного экрана можно поставить дублирующие экраны по бокам и пустить на них прямую трансляцию для лучшего обзора происходящего. Не забудьте про дополнительный монитор для спикера, который должен располагаться на сцене и быть обращенным на выступающего.

В нашем ивент-агентстве технические требования к проведению конференции составляет штатный технический директор. Он же назначает художника по свету, звукорежиссера и видеоинженера, которые заранее настраивают свет, звук, мультимедиа и в течение мероприятия следят за всем оборудованием.

организация тренингов в москве

Даже если на площадке есть современный светодиодный экран, не возлагайте ответственность за включение презентаций на себя. Наймите профессионального видеоинженера, который будет управлять всем видео-контентом и включать заглушки. Он же заранее подгонит ваши слайды и ролики под нужный формат экрана, если вы по незнанию упустили этот момент.

организация тренингов в москве цена

Брендинг и позиционирование

Организация конференции помимо образовательной цели может ставить задачу по привлечению внимания к вашему бренду или повышению узнаваемости бренда-партнера. В таком случае необходимо брендировать пространство конференции и внедрить айдентику в полиграфию, сувенирную и раздаточную продукцию.

Все ли вы продумали для организации конференции

Вы позаботились об освещении в СМИ, приглашениях, флагах при входе и указателях в холле конгресс-центра. Но это не все показатели хорошей подготовки и высокого уровня организации конференции. Вот, о чем еще можно задуматься:

Не мучайтесь в поисках фрилансеров, гарантировать качество их фотографий не сможет ни договор, ни портфолио, положитесь на отработанный пул проверенных светских фоторепортеров вашего event-агентства.

Хочу запоминающуюся свадьбу!

Все, что вам нужно, это просто заполнить форму обратной связи или позвонить и назначить встречу в нашем офисе. Обо всем остальном позаботимся мы.

Получить консультацию

Все, что вам нужно, это просто заполнить форму обратной связи или позвонить и назначить встречу в нашем офисе. Обо всем остальном позаботимся мы.