Свадебное агентство BM Weddings & Events
Россия, г. Москва Комсомольский пр-т, 42C2, этаж 3, офис 13 +7(495)220-88-66 119048 svadba@bmwedding.ru

Организация конференции

Организация конференции

Организация конференций в формате Edutainment

Помните, какая шумиха поднимается вокруг бизнес-конференций известных брендов? А сколько новостей и обсуждений обычно бывает в преддверии проведения ультра-современных конференций автомобильных брендов-гигантов? Мечтали ли вы когда-нибудь попасть на образовательный семинар или тренинг интернет-монстров?

Организация конференций сегодня – это отдельный мир в сфере ивента. Мало провести образовательное мероприятие, теперь надо еще упаковать интеллектуальную ценность в увлекательный и интересный формат. А это уже задача не для каждого event-агентства в Москве. Как сделать вашу конференцию желанным, полезным и запоминающимся событием для сотрудников, партнеров и гостей? Edutainment, или образование с развлекательными элементами, – вот ответ на насущный вопрос каждой компании, которая планирует эффектно и эффективно провести обучающий ивент, тренинг или бизнес семинар.

BMWedding

Как организовать конференцию в стиле WOW-ивент?

Корпоративные конференции, совмещенные с элементом обучения, – это тренд, который приходит на смену привычным форматам корпоративных мероприятий в Москве и во всем мире. Все посетители конференции снова переходят к потреблению новых уникальных знаний, а не только фуршетных закусок.

Однако, чтобы корпоративная конференция не стала заурядной лекцией с кофе-брейками, необходимо организовать полноценную и интересную развлекательную программу. Здесь вступают в игру образовательно-развлекательные форматы активностей.

BMWedding

Собирай, анализируй, действуй

  1. Собирайте данные
    Разработайте приложение или сайт вашей конференции/семинара/тренинга. Проведите голосование, спросите у своих сотрудников/клиентов/потенциальных покупателей, что им интересно, какие темы их волнуют и кого они хотели бы услышать. Что из еды они предпочли бы и на какой площадке хотели бы оказаться.
  2. Вовлекайте в процесс
    Люди, участвующие в подготовке ивента своим голосованием и мнением, не смогут остаться равнодушными и с большей вероятностью придут на организуемую вами конференцию. Также они с удовольствием порекомендуют данное событие своим коллегам и знакомым.
  1. Ведите статистику
    Сохраняйте не только данные голосований о готовящихся мероприятиях, но и полученные результаты опросов об уже проведенных вами конференциях. Таким образом, вы не только организуете конференцию, которая полностью отвечает потребностям публики на данный момент, но и создадите базу с пониманием того, как сделать следующий ивент лучше.
  1. Внедряйте нетворкинг-программы и интерактивные опросы с помощью QR кодов
    Благодаря интересно оформленной системе электронной регистрации с квестом, или удобной регистрацией на классы, вы можете вовлечь посетителей и сотрудников в максимальное количество активностей и получить их данные и обратную связь.

 

BMWedding

Площадки для проведения конференции

Если театр начинается с вешалки, то организация конференции – с поиска подходящей площадки. Здесь важно подумать о следующих моментах – зонирование пространства для размещения гостей (зона кейтеринга, лекционное пространство, экспозиция), расположение штаба организаторов, наличие парковки, имеющееся техническое оснащение, достаточное количество электроэнергии, удобство проведения монтажа и много других мелких деталей, о которых вам обязательно расскажет профессиональный и опытный организатор конференций.

Например, в необорудованные лофты ивент-агентство обязательно доставит необходимую мебель, продумает освещение, выстроит зону отдыха, гардероб, фуршетную зону, смонтирует экраны и проекторы, обеспечит логистику и все необходимое для встречи гостей.

Для проведения конференций в Москве идеально подойдут:

Если вам необходимо разместить гостей более, чем на 1 день конференции, выбирайте для проведения гостиничные комплексы и отели. Обратите внимание, что практически у любой гостиницы есть специальные пакеты на проведение конференции, которые включают несколько кофе-брейков, обед, минеральную воду, базовый комплект оборудования, а также комплект письменных принадлежностей для каждого участника. Ваше event-агентство может договориться о специальных условиях размещения иногородних и иностранных гостей конференции.

Иностранные спикеры и гости

Вы решили организовать конференцию и пригласить иностранных спикеров? Есть две новости: зарубежные эксперты точно подогреют интерес к вашему мероприятия, но и технически ваш ивент потребует гораздо больше внимания и планирования. Очень важно, чтобы информация, транслируемая спикерами со сцены, была понятна всем слушателям, поэтому необходимо позаботиться о переводчике заранее.

Сейчас существует масса вариантов синхронного перевода для организации конференций с участием иностранных спикеров. Вот несколько полезных советов:

Если среди гостей конференции присутствуют иностранцы, позаботьтесь о том, чтобы координаторы мероприятия говорили на языке участников и могли ответить на возникающие у них вопросы.

 

Если вы организуете конференцию с привлечением спикеров из другой страны и не уверены в свободном владении их языком, доверьте проведение переговоров и обсуждение всех организационных деталей с иностранными спикерами вашему event-агентству. Например, менеджеры BM Weddings & Events говорят на 3 языках: английский, французский и немецкий!

BMWedding

Техническое оснащение для организации конференций

Даже если для проведения конференции вы выбрали площадку, в аренду которой включен базовый комплект света и звука, мы все равно советуем внимательно изучить техническую спецификацию и проверить, все ли соответствует сложности и масштабу вашего мероприятия. Не всегда подобный «бонусный» свет и звук от площадок качественно звучит и светит. А имеющийся в наличии проектор может оказаться слишком слабым и давать неконтрастное и не сочное изображение.

Если конференция проводится для большого количества людей, то кроме основного экрана можно поставить дублирующие экраны по бокам и пустить на них прямую трансляцию для лучшего обзора происходящего. Не забудьте про дополнительный монитор для спикера, который должен располагаться на сцене и быть обращенным на выступающего.

В нашем ивент-агентстве технические требования к проведению конференции составляет штатный технический директор. Он же назначает художника по свету, звукорежиссера и видеоинженера, которые заранее настраивают свет, звук, мультимедиа и в течение мероприятия следят за всем оборудованием.

BMWedding

Даже если на площадке есть современный светодиодный экран, не возлагайте ответственность за включение презентаций на себя. Наймите профессионального видеоинженера, который будет управлять всем видео-контентом и включать заглушки. Он же заранее подгонит ваши слайды и ролики под нужный формат экрана, если вы по незнанию упустили этот момент.

BMWedding

Брендинг и позиционирование

Организация конференции помимо образовательной цели может ставить задачу по привлечению внимания к вашему бренду или повышению узнаваемости бренда-партнера. В таком случае необходимо брендировать пространство конференции и внедрить айдентику в полиграфию, сувенирную и раздаточную продукцию.

Все ли вы продумали для организации конференции

Вы позаботились об освещении в СМИ, приглашениях, флагах при входе и указателях в холле конгресс-центра. Но это не все показатели хорошей подготовки и высокого уровня организации конференции. Вот, о чем еще можно задуматься:

Не мучайтесь в поисках фрилансеров, гарантировать качество их фотографий не сможет ни договор, ни портфолио, положитесь на отработанный пул проверенных светских фоторепортеров вашего event-агентства.

Хочу крутой ивент!

Все, что вам нужно, это просто заполнить форму обратной связи или позвонить и назначить встречу в нашем офисе. Обо всем остальном позаботимся мы.

Получить консультацию

Все, что вам нужно, это просто заполнить форму обратной связи или позвонить и назначить встречу в нашем офисе. Обо всем остальном позаботимся мы.