Помните, какая шумиха поднимается вокруг бизнес-конференций известных брендов? А сколько новостей и обсуждений обычно бывает в преддверии проведения ультра-современных конференций автомобильных брендов-гигантов? Мечтали ли вы когда-нибудь попасть на образовательный семинар или тренинг интернет-монстров?
Организация конференций сегодня – это отдельный мир в сфере ивента. Мало провести образовательное мероприятие, теперь надо еще упаковать интеллектуальную ценность в увлекательный и интересный формат. А это уже задача не для каждого event-агентства в Москве. Как сделать вашу конференцию желанным, полезным и запоминающимся событием для сотрудников, партнеров и гостей? Edutainment, или образование с развлекательными элементами, – вот ответ на насущный вопрос каждой компании, которая планирует эффектно и эффективно провести обучающий ивент, тренинг или бизнес семинар.
Корпоративные конференции, совмещенные с элементом обучения, – это тренд, который приходит на смену привычным форматам корпоративных мероприятий в Москве и во всем мире. Все посетители конференции снова переходят к потреблению новых уникальных знаний, а не только фуршетных закусок.
Однако, чтобы корпоративная конференция не стала заурядной лекцией с кофе-брейками, необходимо организовать полноценную и интересную развлекательную программу. Здесь вступают в игру образовательно-развлекательные форматы активностей.
Если театр начинается с вешалки, то организация конференции – с поиска подходящей площадки. Здесь важно подумать о следующих моментах – зонирование пространства для размещения гостей (зона кейтеринга, лекционное пространство, экспозиция), расположение штаба организаторов, наличие парковки, имеющееся техническое оснащение, достаточное количество электроэнергии, удобство проведения монтажа и много других мелких деталей, о которых вам обязательно расскажет профессиональный и опытный организатор конференций.
Например, в необорудованные лофты ивент-агентство обязательно доставит необходимую мебель, продумает освещение, выстроит зону отдыха, гардероб, фуршетную зону, смонтирует экраны и проекторы, обеспечит логистику и все необходимое для встречи гостей.
Для проведения конференций в Москве идеально подойдут:
Если вам необходимо разместить гостей более, чем на 1 день конференции, выбирайте для проведения гостиничные комплексы и отели. Обратите внимание, что практически у любой гостиницы есть специальные пакеты на проведение конференции, которые включают несколько кофе-брейков, обед, минеральную воду, базовый комплект оборудования, а также комплект письменных принадлежностей для каждого участника. Ваше event-агентство может договориться о специальных условиях размещения иногородних и иностранных гостей конференции.
Вы решили организовать конференцию и пригласить иностранных спикеров? Есть две новости: зарубежные эксперты точно подогреют интерес к вашему мероприятия, но и технически ваш ивент потребует гораздо больше внимания и планирования. Очень важно, чтобы информация, транслируемая спикерами со сцены, была понятна всем слушателям, поэтому необходимо позаботиться о переводчике заранее.
Сейчас существует масса вариантов синхронного перевода для организации конференций с участием иностранных спикеров. Вот несколько полезных советов:
Если среди гостей конференции присутствуют иностранцы, позаботьтесь о том, чтобы координаторы мероприятия говорили на языке участников и могли ответить на возникающие у них вопросы.
Если вы организуете конференцию с привлечением спикеров из другой страны и не уверены в свободном владении их языком, доверьте проведение переговоров и обсуждение всех организационных деталей с иностранными спикерами вашему event-агентству. Например, менеджеры BM Weddings & Events говорят на 3 языках: английский, французский и немецкий!
Даже если для проведения конференции вы выбрали площадку, в аренду которой включен базовый комплект света и звука, мы все равно советуем внимательно изучить техническую спецификацию и проверить, все ли соответствует сложности и масштабу вашего мероприятия. Не всегда подобный «бонусный» свет и звук от площадок качественно звучит и светит. А имеющийся в наличии проектор может оказаться слишком слабым и давать неконтрастное и не сочное изображение.
Если конференция проводится для большого количества людей, то кроме основного экрана можно поставить дублирующие экраны по бокам и пустить на них прямую трансляцию для лучшего обзора происходящего. Не забудьте про дополнительный монитор для спикера, который должен располагаться на сцене и быть обращенным на выступающего.
В нашем ивент-агентстве технические требования к проведению конференции составляет штатный технический директор. Он же назначает художника по свету, звукорежиссера и видеоинженера, которые заранее настраивают свет, звук, мультимедиа и в течение мероприятия следят за всем оборудованием.
Даже если на площадке есть современный светодиодный экран, не возлагайте ответственность за включение презентаций на себя. Наймите профессионального видеоинженера, который будет управлять всем видео-контентом и включать заглушки. Он же заранее подгонит ваши слайды и ролики под нужный формат экрана, если вы по незнанию упустили этот момент.
Организация конференции помимо образовательной цели может ставить задачу по привлечению внимания к вашему бренду или повышению узнаваемости бренда-партнера. В таком случае необходимо брендировать пространство конференции и внедрить айдентику в полиграфию, сувенирную и раздаточную продукцию.
Вы позаботились об освещении в СМИ, приглашениях, флагах при входе и указателях в холле конгресс-центра. Но это не все показатели хорошей подготовки и высокого уровня организации конференции. Вот, о чем еще можно задуматься:
Не мучайтесь в поисках фрилансеров, гарантировать качество их фотографий не сможет ни договор, ни портфолио, положитесь на отработанный пул проверенных светских фоторепортеров вашего event-агентства.
Все, что вам нужно, это просто заполнить форму обратной связи или позвонить и назначить встречу в нашем офисе. Обо всем остальном позаботимся мы.
Все, что вам нужно, это просто заполнить форму обратной связи или позвонить и назначить встречу в нашем офисе. Обо всем остальном позаботимся мы.
